GDPR

NOTA DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CĂTRE KOLY MEDICAL SRL

În conformitate cu prevederile Regulamentului European nr. 679/2016 (denumit în continuare „GDPR”), în vigoare de la data de 25 mai 2018, Koly Medical SRL („Koly Medical”) are obligația de a prelucra datele cu caracter personal în condiții de siguranță și exclusiv pentru scopurile specificate în prezenta informare, în contextul furnizării serviciilor medicale de care beneficiați în cadrul clinicii noastre.

PREAMBUL

Koly Medical se angajează să ofere un nivel corespunzător regulilor GDPR de confidențialitate, disponibilitate și integritate a datelor cu caracter personal aferente oricărei persoane vizate prin activitățile de prelucrare efectuate (inclusiv prestarea de servicii sau acțiunile de marketing).

• Ce sunt datele cu caracter personal? Orice fel de informații care pot duce la identificarea, directă sau indirectă, a unei persoane fizice (detaliate în Secțiunea 5).

• Calitatea societății: Pentru îndeplinirea scopurilor acestei informări, vă aducem la cunoștință faptul că Koly Medical este operator de date cu caracter personal.

1. IDENTITATEA ȘI DATELE DE CONTACT ALE OPERATORULUI

2. DATELE DE CONTACT ALE RESPONSABILULUI CU PROTECȚIA DATELOR (DPO)

Pentru orice aspecte sau solicitări referitoare la protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți contacta în mod direct Responsabilul nostru cu Protecția Datelor (Data Protection Officer):

• E-mail: office@kolymedical.ro

3. SCOPURILE ÎN CARE SUNT PRELUCRATE DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Prelucrarea și stocarea datelor se realizează în condiții de securitate optime și în scopuri legitime. Datele dumneavoastră vor fi prelucrate strict pentru:

• Prestarea serviciilor medicale: Stabilirea unui diagnostic, furnizarea de asistență sau tratament medical, gestionarea sistemelor de sănătate, programări, înregistrarea serviciilor prestate și comunicarea cu dumneavoastră.

• Marketing: Informări periodice cu caracter medical, servicii sau promoții. Prelucrarea se face doar în baza acordului dumneavoastră scris. Vă puteți retrage oricând consimțământul prin butonul „Dezabonare” din e-mailuri sau la office@kolymedical.ro.

• Statistică medicală sau scop științific: Realizată numai la solicitarea scrisă a instituțiilor statului. Datele rămân securizate și confidențiale, fără a fi dezvăluite terților.

• Îndeplinirea obligațiilor legale: Obligații în domeniul sănătății, securității, contabilității, păstrării arhivelor ori alte obligații impuse de legile în vigoare.

• Îmbunătățirea serviciilor și soluționarea sesizărilor: Identificarea problemelor, implementarea de noi servicii și soluționarea reclamațiilor transmise.

• Supraveghere video: Prin camere semnalizate, în scopul asigurării securității persoanelor și bunurilor. Nu se montează camere în birouri sau spații unde se impune asigurarea intimității (vestiare, toalete).

• Evidență financiară: Emiterea bonurilor/facturilor fiscale, încasarea plăților, recuperarea debitelor (ce poate presupune implicarea unor terțe părți) și elaborarea rapoartelor financiare.

• Soluționarea disputelor: Formularea de cereri/păreri în situația apariției unor litigii legate de serviciile prestate.

• Managementul activității de audit: Derularea auditului intern și extern pentru verificarea activităților operaționale.

Notă importantă: Koly Medical nu utilizează procese decizionale automatizate (inclusiv crearea de profiluri). Ne asumăm răspunderea și securitatea datelor exclusiv dacă acestea sunt oferite personalului clinicii, în incinta Koly Medical, în timpul programului de lucru și înregistrate în sistemele noastre informatice.

4. TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII

A. Pentru datele standard (conform Art. 6 din GDPR)

• Executarea unui contract (furnizarea serviciilor medicale solicitate).

• Consimțământul expres (pentru comunicări de marketing sau îmbunătățirea serviciilor).

• Îndeplinirea unor obligații legale (arhivare, contabilitate, raportări medicale).

• Interesul legitim (evidența programărilor în soft, supravegherea video pentru pază, audit intern).

B. Pentru datele din categorii speciale / date medicale (conform Art. 9 din GDPR)

• Necesitatea stabilirii unui diagnostic medical și furnizării tratamentului.

• Protejarea intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale altei persoane (în caz de urgențe medicale unde consimțământul nu poate fi exprimat fizic sau legal).

• Motive de interes public în domeniul sănătății publice (siguranța asistenței medicale).

• Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

5. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL VIZATE

Informațiile colectate telefonic, prin e-mail sau direct în clinică includ:

1. Date de contact: Nume, prenume, adresă de domiciliu/reședință, număr de telefon, adresă de e-mail.

2. Date personale generale: Data nașterii, sexul, vârsta, seria și numărul actului de identitate, Codul Numeric Personal (CNP), semnătura, imagini video (camere de supraveghere), detalii despre stilul de viață (consum tutun/alcool).

3. Date medicale (speciale): Diagnostic, istoricul medical, simptome, rezultate analize și imagistică, tratamente prescrise, recomandări, grupa sangvină.

4. Date profesionale și asigurări: Ocupația, angajatorul, calitatea de asigurat/neasigurat, numărul poliței de asigurare.

5. Date financiare: Detalii de facturare, cont bancar, sume achitate/datorate.

Consecințele refuzului de a furniza datele

Nu aveți o obligație legală de a ne furniza aceste date. Totuși, în măsura în care refuzați, Koly Medical nu vă va putea pune la dispoziție serviciile medicale solicitate (de exemplu, fără număr de telefon sau e-mail nu vă putem confirma sau modifica programările).

6. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate, datele pot fi transmise către:

• Medici colaboratori și clinici partenere acreditate.

• Instituții și autorități publice (Organe de cercetare penală, Poliție, CNAS, instanțe de judecată, fisc) – unde furnizarea este obligatorie prin lege, fără a fi necesar acordul dumneavoastră.

• Alte companii din grupul Koly Medical.

• Furnizori de servicii suport: IT, mentenanță echipamente medicale, servicii de plată, arhivare, audit, consultanți legali.

Orice transmitere către persoane împuternicite se face strict în baza unui contract ce respectă prevederile Art. 28 GDPR, asigurând confidențialitatea deplină.

7. TRANSFERUL CĂTRE STATE TERȚE

În situații specifice (pentru analize complexe sau a doua opinie medicală), datele pot fi transferate în state UE/SEE. Ne asigurăm întotdeauna de existența unor garanții adecvate (clauze contractuale standard). Pacientul va fi înștiințat în prealabil pentru a-și exprima acordul sau dezacordul.

8. PERIOADA DE STOCARE A DATELOR

• Documente medicale: Între 1 și 30 de ani, conform obligațiilor legale de retenție extinsă.

• Buletine de rezultate (laborator): Pe durata de existență a sistemului informatic medical, conform legislației.

• Documente contabile (facturi/bonuri): Între 5 și 10 ani, conform legii contabilității.

• Înregistrări video (CCTV): Maximum 30 de zile calendaristice, cu excepția cazurilor justificate (investigații în curs).

9. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI CUM LE PUTEȚI EXERCITA

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi conform GDPR:

• Dreptul de acces: Să primiți o confirmare și detalii despre modul în care vă sunt prelucrate datele.

• Dreptul la rectificare: Să solicitați corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.

• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Să solicitați ștergerea datelor dacă acestea nu mai sunt necesare scopului, dacă vă opuneți prelucrării sau dacă au fost prelucrate ilegal.

• Dreptul la restricționarea prelucrării: Pe perioada în care verificăm acuratețea datelor sau în caz de prelucrare ilegală, dacă vă opuneți ștergerii.

• Dreptul de opoziție: Să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim sau în scop de marketing direct.

• Dreptul de retragere a consimțământului: În orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.

• Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate: Dreptul de a nu fi evaluat exclusiv prin mijloace automatizate (profilare).

• Dreptul la portabilitatea datelor: Să primiți datele într-un format structurat pentru a le transfera altui operator.

• Dreptul de a depune plângere: Vă puteți adresa instanțelor sau ANSPDCP (Bdul. G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro).

Cum puteți transmite o solicitare?

Vă puteți exercita drepturile printr-o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă în atenția DPO-ului:

1. Prin e-mail: office@kolymedical.ro

2. Depusă direct: În clinica Koly Medical

3. Prin poștă: La sediul Koly Medical SRL (Str. Sold. Ștefan Velicu nr. 43, Etaj P, Ap. BIR. 2, Cod 023255, București)

Termen de răspuns: Răspunsul la solicitarea dumneavoastră va fi transmis în termen de maximum 1 lună de la primirea cererii. Dacă situația este complexă și necesită prelungirea termenului, veți fi informat din timp cu privire la motivele amânării și noul termen estimat.